Team Proposal : VPJ - IT Team

I. Giới thiệu chung

Định hướng

  1. Ngắn hạn
    1. Hỗ trợ các hoạt động hiện có của VPJ (Networking Drink - Career sharing - IT
    1. Số hoá dữ liệu của VPJ ( Thông tin đối tác , name-card từ những người đã tham gia event )
    1. Áp dụng các công để giúp thông tin trao đổi giữa các team được dễ dàng - Slack , giúp việc tương tác khi làm dự án của team được dễ dàng hơn
    1. Working với Media team để thực hiện các contents - video cũng như hỗ trợ hạ tầng (streaming - config - branding )
    1. Làm việc với các manager để hoàn thiện workflow với các tools sẵn có.

  1. Dài hạn
    1. Đóng góp vào việc cải thiện năng suất (thông qua việc cải tiến qui trình - áp dụng kỹ thuật mới) /
    1. Vận hành hệ thống business của tổ chức VPJ
    1. Sử dụng nhân lực / tài nguyên sẵn có (nhân + tài + quan ) để tạo ra thêm các business mới cho VPJ ( Mentoring - Networking - Enlightening)

Vai Trò:

Team IT là một team cơ hữu của VPJ, vận hành hạ tầng (server - email - branding - các loại tools ) , đề xuất cải tiến, tích hợp các phần mềm của bên thứ 3 nhằm giúp tăng hiệu suất của member trong VPJ.

Ngoài ra, team IT còn có nhiệm vụ thực hiện việc thiết kế / xây dựng hệ thống để tạo thêm các business mới của VPJ



Tổ chức nhân sự

Team IT sẽ chia thành 3 team nhỏ bao gồm

  1. Nhóm Kỹ sư
    1. Infra Engineer / IT Help desk
      1. Khánh
    1. Software engineer
      1. Khánh
      1. 1 thành viên cơ hữu nữa (BáchNX ??)
      1. (cộng tác viên hoặc outsource ngắn hạn)
  1. Nhóm quản lý [qui trình (project manager) + Quản lý sản phẩm (product owner) ]
    1. Project manager
      1. XXXX
    1. Product Owner
      1. a Khánh
  1. Nhóm managers / supervisors (giám sát) / advisors : nhóm này không thuộc team IT nhưng có tầm nhìn và nắm rõ hướng đi vision của VPJ, đồng thời cũng thực hiện chức năng giám sát (attitude + manner ) và đưa ra các lời khuyên cho team ( human-related, in-team communication improvements, … )
    1. a Khánh : Manager
    1. Advisors: các Stakeholder có liên quan (define cho từng dự án riêng rẽ )
    1. Supervisors :
      1. a Đạt: process workflow
      1. c Thuỷ - a Phương

Team cần support trước hết là

  1. Tìm người, tìm người và tìm người

Mục tiêu đến 2019.03

  1. Số hoá được dữ liệu networking của VPJ - Tạo trang web giúp việc thu thập thông tin của người tham gia sự kiện liên quan VPJ dễ dàng hơn -> sử dụng attendize: event.vietpro.jp
    1. Tại sao lại là attendize ? :
      1. Nhanh
      1. Giao diện đẹp khả năng tuỳ biến cao
      1. Tích hợp nhiều payment gateway
      1. Rẻ hơn so với việc dùng Peatix
    1. Sơ lược : VPJ nắm được rất nhiều quan hệ với các chuyên gia cũng như là công ty đầu ngành trong các lĩnh vực IT, tài chính… nên cần phải sử dụng được dữ liệu này để
      1. Giúp nội bộ VPJ tìm kiếm được các target (audience + funding source … ) -> đây là mục tiêu chính
      1. Có các chương trình KM + thông tin hữu ích cho các bạn đã tham gia
      1. Nhận feedback (gửi mail thẳng trực tiếp đến các bạn
    1. Thời gian : (~ 12.2018)
      1. Làm rõ yêu cầu : làm việc với bên sử dụng hệ thống (team marketing, team content, team funding) ( tầm 3 tuần)
      1. Lên danh sách chức năng cần thiết (1 tuần)
      1. …
    1. Độ quan trọng : CAO - GẤP
      1. Tạo thêm giá trị tăng cho VPJ (tăng năng suất cho member - tăng lượng tương tác đến đúng những audience đã từng tham gia vào VPJ - tăng độ marketing chính xác)
      1. Tiền đề cho việc thực hiện các đề án tiếp theo của VPJ
        1. Member point
        1. Mentoring ( danh sách chuyên gia )
        1. Job boards
        1. Q&A Disqus
  1. Cải thiện workflow, định nghĩa qui trình của VPJ
    1. Sơ lược : Phần này team IT ko main nhưng sẽ hỗ trợ các manager trong việc tìm tools và manual cho các members
  1. Thay đổi payment gateway - Áp dụng chính sách discount: Memberpoint
    1. Sơ lược: Xây dựng hệ thống payment không thông qua Peatix nữa mà trực tiếp hệ thống payment gateway (Stripe /Komoju) để có thể áp dụng được discount cho từng người riêng biệt. So sánh giữa các payment gateway trên dưới các phương diện
      1. Tính dễ dùng
      1. Phí
      1. Độ hỗ trợ / Tuỳ biến

-> Tìm cách payment gateway có thể support được

    1. Thời gian: 2019.01
      1. Cần có sự involve của các manager và training các manager sử dụng payment gateway mới
      1. Cần có thời gian đánh giá giữa các payment gateway
    1. Độ quan trọng: TRUNG BÌNH - GẤP
      1. Tăng tính kết nối giữa VPJ và các khán giả
      1. Có thêm lựa chọn payment gateway sẽ giảm được sự phụ thuộc vào Peatix

  1. On-board Process
    1. Thực hiện on-board process -> chuẩn hoá quy trình làm việc của các thành viên VPJ
    1. Tạo các tài liệu online để chia sẻ cùng các bạn
    1. Invite các bạn vào các resources có sẵn của VPJ

Mục tiêu sau 2019.03

Sau khi thực hiện attendize và

  1. Mentor Matching Platform
    1. Sơ lược: Hệ thống matching và subscribing mentor của VPJ, mentee sẽ tiếp cận hệ thống và tìm mentor liên quan đến chủ đề mà mình muốn được hướng dẫn / khuyên. Mentee subscribe thông qua hệ thống của VPJ theo từng khoảng thời gian ngắn. Hệ thống cho phép đánh giá và starring từng mentor
    1. Thời gian: 未定 Đây là dự án dài hơi cần có sự bàn bạc thống nhất tính năng, để lên lộ trình kinh phí + schedule cho dự án
    1. Độ quan trọng: CAO - KHÔNG GẤP
  1. Forum
    1. Sơ lược: Tăng độ kết nối giữa những khán giả từng tham gia VPJ, chat chit, trao đổi thông tin sự kiện … (để giữ user tương tác với hệ thống của VPJ)
    1. Thời gian : 2019 cuối giữa năm
    1. Độ quan trọng : TRUNG BÌNH - KHÔNG GẤP

  1. JOB BOARD
    1. Sơ lược : Thông tin việc làm cho professionals ở Nhật . Thu phí từ Job poster
    1. Thời gian : Sau khi hoàn thành Forum
    1. Độ quan trọng: THẤP - KHÔNG GẤP

Annual Subscription :

Annual Sponsor :


Working Environment :

* Guideline sẽ chuẩn hoá thông qua github pages -> https://guide.vietpro.jp




#vpj/2018/it_proposals